影印機無法掃描到信箱怎麼辦？5 個步驟快速排除

影印機掃描到郵件（Scan to Email）一直失敗？出現錯誤代碼 016-503 或 535？擁有 20 年經驗的影印機租賃顧問教您 5 步驟快速排除 Gmail、Microsoft 365 驗證問題。針對 2025 年中華電信資安升級提供最新對策。台北、新北企業急件首選，立即點擊恢復辦公效率！

作者：擁有 20 年經驗的影印機租賃顧問

別擔心，這通常不是機器壞了，而是設定「跑掉」了。根據我服務上百家雙北企業的經驗，90% 的掃描問題都可以透過以下 5 個步驟自行排除。

步驟 1：基本檢查——重啟與網路確認

在深入複雜設定前，我們先做最簡單但最有效的檢查。

1. 確認電源與休眠狀態：確保影印機與電腦都已正常開機且未處於休眠模式。若螢幕全黑，請喚醒設備。

2. 重啟設備：系統卡頓或暫時性的連線異常是常見元兇。請關閉影印機電源，等待 30 秒後重新啟動，這能清除暫存記憶體中的錯誤。

3. 檢查網路連線：

    ◦ 確認影印機的網路線（LAN）是否插好，或 Wi-Fi 是否連線正常。

    ◦ 同網段原則：如果您的電腦與影印機不在同一個網段（例如一個連公司 Wi-Fi，一個插有線網路且被防火牆隔開），掃描將無法傳送。

    ◦ Ping 測試：在電腦上按 Win + R，輸入 cmd，然後輸入 ping [影印機 IP]。如果有回應，代表線路是通的。

步驟 2：針對 Gmail 與 Microsoft 365 的關鍵設定

這是近年來最常導致掃描失敗的原因。Google 和 Microsoft 為了安全性，紛紛停用了「基本驗證」（單純輸入帳號密碼）。

如果您使用 Gmail：

自 2022 年 5 月 30 日起，Google 已不再支援「低安全性應用程式」存取。如果您的影印機出現 Error Code 535 或驗證錯誤，請執行以下操作：

1. 開啟兩步驟驗證：登入 Google 帳戶並啟用 2FA。

2. 申請應用程式密碼 (App Password)：在 Google 帳戶安全性設定中，產生一組 16 位數的應用程式密碼。這組密碼是用來取代原有的登入密碼，填入影印機的 SMTP 密碼欄位中。

3. SMTP 設定：

    ◦ 伺服器：smtp.gmail.com

    ◦ 連接埠：建議使用 587 (TLS) 或 465 (SSL)。

如果您使用 Microsoft 365 (Office 365)：

微軟也已逐步淘汰基本驗證。若您是中小企業主，建議使用 SMTP 用戶端提交 (Client SMTP Submission) 方式：

1. 啟用 SMTP 驗證：需在 Microsoft 365 管理中心為該掃描帳號啟用「經過驗證的 SMTP」。

2. SMTP 設定：

    ◦ 伺服器：smtp.office365.com。

    ◦ 連接埠：587 (需支援 TLS 1.2 以上)。

    ◦ 注意：請勿使用 IP 位址，務必使用 DNS 名稱。

步驟 3：檢查連接埠與防火牆 (Ports & Security)

如果帳號密碼都對，但還是寄不出去，通常是「門」被關上了。

• 避免使用 Port 25：傳統的 Port 25 常被視為垃圾郵件攻擊通道，許多網路服務供應商（ISP）或防火牆會預設封鎖此連接埠。

• 改用加密連接埠：請確保影印機的 SMTP 設定已開啟 SSL/TLS 加密，並將連接埠改為 465 (SMTPS) 或 587 (STARTTLS)。

• DNS 設定：如果影印機顯示 016-503 (SMTP 伺服器名稱解析錯誤) 或 027-772，代表影印機找不到郵件伺服器的位置。請檢查影印機的網路設定中，DNS 伺服器是否已正確設定（例如設為 Google 的 8.8.8.8 或中華電信的 168.95.1.1）。

步驟 4：檔案大小是否超標？

掃描高解析度的合約或圖檔時，很容易忽略這一點。

• 25MB 限制：大多數免費信箱（如 Gmail、Yahoo）與企業信箱，單封郵件的附件上限通常為 25MB。

• 解決方案：

    ◦ 將掃描解析度從 300dpi 降至 200dpi。

    ◦ 使用影印機的「分割傳送」功能。

    ◦ 改用「掃描至電腦資料夾 (SMB)」或「掃描至 USB」作為替代方案。

步驟 5：解讀錯誤代碼 (Error Codes)

影印機其實會告訴您它哪裡痛。以下是全錄 (Fuji Xerox/Fujifilm) 與常見機型的錯誤代碼對照表：

• 016-503 / 027-772：找不到 SMTP 伺服器。請檢查 DNS 設定或網路線。

• 016-764 / 016-768：無法連線至 SMTP 伺服器或發信者地址錯誤。請檢查 Admin 電子郵件地址是否輸入正確。

• 016-765 / 016-766：SMTP 伺服器儲存空間已滿或發生錯誤。

• 027-777 / 027-779：SMTP 驗證失敗。請檢查帳號、密碼（是否需要應用程式密碼）或 SSL/TLS 設定。

• 016-781：伺服器連結建立失敗，請檢查網路線或連接埠設定。

顧問的真心話：何時該叫修？

如果您按照上述 5 個步驟操作後，問題依然存在，或者您看到如 016-777 (硬碟錯誤)、116-3xx (系統錯誤) 等代碼，這可能涉及硬體故障或更深層的韌體問題。

對於台北市與新北市影印機租賃的企業主來說，時間成本高昂。若您是租賃客戶，此時應立即聯繫您的服務廠商。

如還是沒有解決？專業的事交給專家

如果您已經嘗試了5 個步驟：

1. 重啟了設備與網路。

2. 更換了 Gmail/O365 的應用程式密碼與連接埠 (587/465)。

3. 避開了 Port 25 並檢查了 DNS。

4. 確認檔案未超過 25MB。

5. 依然看到令人絕望的錯誤代碼（如涉及硬碟故障的 016-777 等）。

這意味著問題可能涉及更深層的韌體衝突、主機板故障，或是公司內部複雜的防火牆政策，這已超出一般使用者能自行排除的範圍。對於台北市與新北市的企業來說，讓員工耗費數小時在排除印表機故障上，其隱形成本遠高於維修費用。

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